يتبع باللغة العربية
Job brief
We are looking for a responsible Personal Assistant to provide personalized secretarial and administrative support in a well-organized and timely manner. You will work on a one-to-one basis on a variety of tasks related to manager’s working life and communication.
Responsibilities
• Act as the point of contact between the manager and clients
• Screen and direct phone calls and distribute correspondence
• Handle requests and queries appropriately
• Manage diary and schedule meetings and appointments
• Take dictation and minutes
• Source office supplies
• Produce reports, presentations and briefs
• Devise and maintain office filing system
Requirements and skills
• Proven work experience as a Personal Assistant
• Knowledge of office management systems and procedures
• MS Office and English proficiency
• Outstanding organisational and time management skills
• Up-to-date with latest office gadgets and applications
• Ability to multitask and prioritize daily workload
• Excellent verbal and written communications skills
• Discretion and confidentiality
• High School degree
• PA diploma or certification would be considered an advantage
موجز:
نحن نبحث عن مساعدة شخصية مسؤولة عن تقديم الدعم السكرتاري والإداري الشخصي بطريقة منظمة وفي الوقت المناسب. ستعمل على أساس فردي على مجموعة متنوعة من المهام المتعلقة بالحياة العملية للمدير
مسؤوليات المساعدة الإدارية:
- العمل كنقطة اتصال بين المدير والعملاء والزبائن الافراد والشركات
- ارسال واستقبال المكالمات الهاتفية وتوجيهها وتوزيعها
- التعامل مع الطلبات والاستفسارات بشكل مناسب
- إدارة وتنظيم المهام يوميات وجدولة الاجتماعات والمواعيد
- اخذ ملاحظات خلال الاجتماعات الداخلية للشركة او الخارجية مع الزبائن
- إنتاج التقارير والعروض التقديمية والموجزات
- متابعة وتنظيم الملفات الداخلية
المتطلبات والمهارات
- المعرفة بأنظمة وإجراءات إدارة المكاتب
- مايكروسوفت أوفيس
- إتقان اللغة الإنجليزية
- المهارات التنظيمية المتميزة وإدارة الوقت
- تحديث مع أحدث الأدوات والتطبيقات المكتبية
- القدرة على تعدد المهام وتحديد أولويات العمل اليومي
- مهارات تواصل لفظية وكتابية ممتازة
- عدم الإفصاح عن الأمور الداخلية للشركة
- شهادة الثانوية
- يعتبر دبلوم أو شهادة ميزة